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Los retos del empresario, la gestión de proyectos

La empresa debe conocer a fondo el entorno en el que se mueve, adaptarse a las idas y venidas de la economía, invertir en formación continua, nuevas tecnologías y en la optimización de los proyectos, que son los que finalmente determinarán el éxito de las estrategias e ideas creadas para afrontar los retos que el tiempo y la sociedad nos pone frente a nosotros.

En este sentido, la gestión de proyectos de empresas adquiere un valor fundamental para la supervivencia de estas. La calidad y claridad con la que podamos representar las soluciones posibles ante cada caso determinarán la eficacia con la que se eliminará o evitará el posible error o problema, además de constituir la base más sólida para el desarrollo de proyectos de todo tipo que conlleven la mejora en cualquiera de los apartados que constituyen una organización o a la organización en su totalidad.

La calidad de los proyectos se considera directamente proporcional a la posibilidad de desarrollo o creación de valor de las empresas. Es por esto que es un deber del empresario o de su equipo técnico, encargado de esta función, elegir el mejor Software gestión de proyectos que exista en el mercado, ese que ofrezca las soluciones para empresas más efectivas, que se de adapte con facilidad y eficacia al rubro de negocio que sea propio de cada organización y mejore u optimice la tecnología en las empresas que ya se vengan utilizando.

Y es que el empresario se encuentra en una tesitura en la que la presión que ejercen los mercados y la competencia del resto de organizaciones que comparten nicho de negocio le obligan a reformular, una y otra vez, las estrategias que les procuran oportunidades de crecimiento, que amplían el número de clientes o el campo de actuación para favorecer ventas. Un programa informático para la gestión de proyectos optimizado para su área concreta de actuación es una de las mejores inversiones que puede realizar.

En qué consiste la gestión de proyectos

Para realizar bien esta tarea, que como ha quedado claro durante este artículo es vital para el correcto desarrollo de las empresas, debemos saber que la gestión de proyectos está compuesta por un conjunto de acciones enfocadas a hacer cumplir un objetivo determinado, además con la intención de hacerse realidad en un tiempo determinado. Dentro de este proyecto y de su gestión para llevarlo a cabo, se deben incluir los recursos a utilizar, el coste que conlleva, las herramientas que se han de utilizar y el capital humano necesario. En último término, cuando se realice el presupuesto, se debe obtener un producto final que corresponda lo más fielmente posible a los objetivos que se plantearon al principio.

Ninguna empresa debe dejar escapar la oportunidad de formar un equipo especializado en la gestión de proyectos, independientemente de si es una gran corporación o es una Pyme, sin entrar a valorar en qué sector actúa o cuál es la actividad que desarrolla, y es que un proyecto puede tener el más amplio espectro de posibilidades de actuación.

Básicamente, la gestión de proyectos utiliza una escaleta similar a la siguiente, aunque, como cabe suponer, se debe adaptar a las exigencias de cada empresa o empresario. En primer lugar, se deberán definir todas y cada una de las fases por las que va a tener que transitar el proyecto. En segundo lugar, determinaremos su presupuesto, para concluir definiendo aspectos esenciales como el alcance, la duración y el objetivo.

En relación a las fases de la gestión de proyectos, sí que siempre deberán ser las mismas para toda empresa, ya que es un sistema estandarizado.

Se comenzará por una planificación donde se determinarán cuáles serán las actividades a desarrollar y la duración de cada una de ellas. Se definen las tareas y quiénes serán los encargados de llevarlas a cabo y cómo se interrelacionan unas con otras, además de determinar cuáles serán los recursos necesarios para llevarlos a buen término.

A continuación, le seguirá la programación, es decir, la creación de un calendario que abarque objetivamente la correcta ejecución de todo el proyecto.

Seguiremos en tercer lugar con un seguimiento, controlando el buen desarrollo del proyecto, y será una actitud que se llevará constantemente a lo largo de toda la duración de este. Se tendrán en cuenta aspectos como la flexibilidad y la capacidad de reacción, para ser capaces de, si hiciera falta, introducir cambios que resuelvan eficazmente los errores que pudieran darse o mejorar los futuros resultados.

Por último, y una vez terminado el proyecto en sí, se deberá realizar un análisis, midiendo las diferencias entre lo que se proyectaba en un principio y los resultados finales obtenidos, con especial atención al presupuesto, lo planeado y el verdadero coste.

Los beneficios de realizar una buena gestión de proyectos son, entre otros, poder ofrecer una respuesta rápida a las demandas del mercado, aportar una visión de conjunto y mejorar la comunicación interna de la organización, aprender de los errores, conocer el verdadero potencial del trabajo en equipo, obtener una visión orientada en el cliente, y asegurar la calidad que le ofrecemos a estos…

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